成品出货之前，仓库要先准备好出库单据——出库单、装箱单、送货单、质检报告、产品说明书等，不同客户的单据格式和内容要求还不一样。内销的要中文的、出口的要英文的、有些客户要特定格式的发票和装箱明细。现在这些单据全是仓管或跟单员手工在Word或Excel里一个一个填，每次出货要花一两个小时做单据。填完还要找主管审核、财务确认，审核不过就退回来改，改了再提交。单据上的信息——产品型号、数量、客户信息、箱号封签号，手工填容易写错一个数字，到了客户手里或者报关的时候才发现，退回重做一来一回又要好几天。

• 单据种类多手工一个一个做，出货前准备一两个小时一次出货可能要做五六种单据——出库单、装箱单、送货单、检验报告、产品合格证、说明书，每种单据都要手工填写产品信息、数量、客户名称、地址等内容。信息大同小异但每份都要重新填，做一套单据下来一两个小时就没了
• 不同客户要求不同格式，每次都要重新排版客户A要固定格式的装箱单、客户B要Excel格式的出货明细、客户C要中英双语的送货单，每种客户的要求不一样，单据模板也是分散存在各台电脑上。出货前要找到对应的模板再手工填写，模板找错了或者版本不对又要重来
• 单据信息手工填写容易出错，到了客户手里才发现装箱单上产品型号写错一个字母、数量多写一个零、客户地址漏了一个字、箱号封签号对不上，这些手工填写的错误很难在内部审核时全部发现。等单据随货到了客户手里或者报关的时候才发现，退回重做耽误出货时间
• 审批流程靠纸质签字，单据准备卡在审批环节单据做好后要打印出来找主管签字、找财务确认、有时还要总经理批准，领导不在就等着。审批没通过的单据要退回修改再重新走流程，一来一回单据准备时间翻倍，出货也跟着延误
• 单据跟出库实物对不上，单据做了货还没盘好单据先做好了但实际出货的时候发现成品数量不够、有次品需要替换，单据上的内容跟实际发货不一致。要改单据就得重新走审批，不改的话客户收到的单据跟货对不上会投诉

出货单据系统自动生成不用手工一个一个填，信息从订单自动带过来不会填错，审核线上走不用找领导签字，不同客户的模板统一管着随时能找到

• 出库单据自动生成，不用手工一个个做确认出货后，系统根据出货指令自动生成全套出库单据——出库单、装箱单、送货单、检验报告等全部自动填好产品信息、数量、客户名称、出货日期等字段。一套单据几分钟就全部生成，不用手工在Word和Excel之间来回切换
• 单据信息智能校验，填错了系统自动拦住系统自动校验单据上的关键信息——产品型号跟订单是否一致、数量跟出库指令是否匹配、客户信息和地址是否准确、箱号封签号有没有重复。发现问题直接标红提示修改，不会让错误单据流到客户手里
• 审批流程自动化，不用找领导签字单据生成后系统自动推送给审批人，主管、财务、总经理在手机或电脑上就能审核通过或驳回。审批通过的自动进入下一环节，驳回的自动退回修改并提示驳回原因，整个流程线上走不用拿纸质单找人
• 单据模板统一管理，不同客户的模板随时切换系统预置各客户常用的单据模板，按客户分类管理。出货时选择对应客户，系统自动使用该客户的模板格式生成单据——中英文、特定格式、附加字段全部按客户要求来，不用每次找模板重新排版