关务每天干得最多的一件事就是做单证。同一批出货数据，因为客户不同、报关口岸不同，要手工做成多种格式的商业发票、装箱单、合同。更耗时间的是，报关完成后海关返回的报关单上那些报关单号、报关日期、提运单号、开船日期，还要一条条手工录回BPM系统。每天10-30单，光是做单据和回填数据就要花掉大半天。

• 同一批货要反复做不同格式的单证出货数据就那一份，但不同客户要求不一样：有的是空白格式要填，有的有固定模板要套，发票、装箱单、合同每份都得单独做。一天十几二十单，每单15到20分钟，光做单证就要耗掉2.5到10个小时
• 数据从Excel抄到Word抄到系统，来回搬容易出错出货明细在采购的Excel里，要把品名、规格、数量、金额、毛净重这些字段一个个搬到发票模板、装箱单模板、合同模板里，搬多了难免抄错一个数字，一旦品名或数量写错，报关就被退单
• 报关单号等关键信息要手工录回BPM报关完成后，海关返回的文件上有报关单号、报关日期、提运单号、开船日期这些关键数据，关务要打开文件看一眼，再切到BPM系统一条条录入。每张报关单5到7分钟，一天15到25张，就是1.5到3个小时的纯手工录入
• 产品编码和申报要素每次出货都要重新确认碰到新产品，要在BPM、代理公司、海关官网之间来回查HS编码和申报要素，确认完了记在Excel里，下次出货又得翻一遍，因为没有一个统一的地方存这些东西

出货数据进来，选一下模板，单证自动生成；海关文件上传，关键信息自动回填，关务从做表的人变成审表的人

• 录入BPM单号，拉取数据，选模板，一键生成单证关务在系统里输入BPM业务单号，点击获取数据，系统自动从BPM拉取出货明细。然后选择对应的模板分类（线缆类、电子类等），系统按模板规则自动把品名、规格、数量、金额、毛净重等字段填充到对应位置，预览确认后直接下载Excel文件。不同客户、不同口岸的近10套模板都已经配好在系统里，选哪个用哪个
• 海关返回文件上传，OCR自动识别关键信息回填BPM报关完成后，把海关返回的报关文件和船公司返回的文件上传到系统，系统通过OCR自动提取报关单号、报关日期、提运单号、开船日期，直接回填到BPM系统对应单号下。不需要人工再打开文件看一眼、切到BPM录一条。每条生成记录都可追溯，如果网络波动导致回填失败，也可以手动点击重新回填
• 商品编码和申报要素统一存管，查一次后续自动关联系统里建立了商品归类库，HS编码、申报要素（品牌、型号、材质等）、货源地代码统一维护。新产品查一次存进去，后续出货自动关联对应编码和要素，不用每次重新查。申报要素的字段可以配置必填项，关联到具体商品，关务只需确认不用从头填
• 生成记录全部留存，随时可查可追溯每次单证生成和回填操作都记录在生成记录中，可以通过BPM单号或客户名称查询历史记录，出了问题随时翻看当时的生成结果和回填数据